Conditions générales
Merci d’avoir choisi NEDEOS. NEDEOS est enregistrée et exploitée par JFL33 OÜ, société estonienne avec le numéro d’enregistrement 14777353, enregistrée en Estonie à l’adresse Harju maakond, Kuusalu vald, Pudisoo küla, Männimäe, 74626, Estonie.
Lisez attentivement le contrat suivant, car il décrit les termes et conditions selon lesquels les services de comptabilité et de conseil commercial offerts par JFL33 OÜ seront régis dans le cadre de l’activité de NEDEOS via le site web (https://www.nedeos.com).
Il est de votre responsabilité, en tant qu’utilisateur(s), client(s) ou client(s) potentiel(s) de lire ce contrat, ainsi que les termes et conditions légales, et la politique de confidentialité, avant d’accepter et de contracter les services de JFL33 OÜ.
1. Objets du contrat
D’une part, vous agissez en votre nom propre et en tant que représentant légal de votre future ou actuelle entreprise en Estonie (à partir de maintenant, le CLIENT).
D’autre part, JFL33 OÜ, enregistrée en Estonie sous le numéro 14777353, et dont l’adresse est Harju maakond, Kuusalu vald, Pudisoo küla, Männimäe, 74626, Estonie, représentée par Jérémy LITZLER, né le 11/09/1988 et dont le code personnel est e-Resident 38809110166. (à partir de maintenant, le PRESTATAIRE).
2. Termes et conditions de service
Votre inscription sur le site web de NEDEOS (https://www.nedeos.com) en tant que client et son utilisation, y compris l’achat des services vendus par JFL33 OÜ constituent votre acceptation des présentes conditions qui établissent une relation contractuelle entre vous et JFL33 OÜ.
Si vous n’acceptez pas ce contrat, vous ne pouvez pas accéder ou utiliser les services de NEDEOS offerts par JFL33 OÜ. Les présentes conditions remplacent expressément les accords ou contrats antérieurs conclus avec vous. Aucun autre contrat, qu’il soit verbal ou écrit, ne sera appliqué sauf s’il est convenu et autorisé par écrit par JFL33 OÜ.
3. Définitions
Les termes “nous”, “notre et “nos”, et “FOURNISSEUR” font référence à JFL33 OÜ et à l’activité offerte par JFL33 OÜ dans le cadre des services de NEDEOS, via le site https://www.nedeos.com.
Les termes “client(s)”, “vous” ou “CLIENT” désignent les clients du site, les utilisateurs et tout autre investisseur financier de nos services.
Le terme “Votre entreprise” désigne votre entreprise ou institution financière, dont le CLIENT (vous) est propriétaire, actionnaire ou membre du conseil d’administration.
Le terme “Gestion de votre entreprise” fait référence à toutes les activités et services offerts par JFL33 OÜ à votre entreprise, y compris, mais sans s’y limiter, une ou plusieurs des activités suivantes : comptabilité, conseil aux entreprises, présentation des taxes annuelles ou mensuelles, déclarations mensuelles de TVA (TVA), rapport annuel d’activités, tâches administratives et commerciales, rapports fiscaux et fiscaux, et tout autre produit ou service que vous avez acquis auprès de nous.
Le terme “contenu” désigne tout texte, images, produits, publications, liens, logiciels, applications et programmes externes nécessaires au développement de l’activité de gestion de votre entreprise.
4. Objet
Le but du contrat est l’accord consistant en la fourniture, par le PRESTATAIRE, des travaux ou services suivants :
Services de comptabilité mensuelle
Rapport annuel d’activité
Tâches administratives liées à la gestion commerciale ou financière de votre entreprise
Conseil aux entreprises
L’enregistrement de votre société ou encore tout autre service proposé sur le site web NEDEOS.
La prestation de services dans le cadre du présent contrat sera effectuée par le PRESTATAIRE selon les lignes directrices établies à partir des besoins du CLIENT, lesquelles détermineront nécessairement l’étendue, la forme et le contenu de la prestation du service contracté.
Dans tous les cas, le PRESTATAIRE fournira le service en toute autonomie et indépendance vis-à-vis du CLIENT et selon le degré de spécialisation et de diligence qui le caractérise, en fonction des usages et des usages de son secteur d’activité.
Les responsabilités et les obligations des deux parties à l’égard de l’exécution des activités et des services précisés sont décrites à la section 6.
5. Modifications ou extensions de l’objet
Si, pendant la durée du présent contrat, le CLIENT et/ou le PRESTATAIRE juge opportun de modifier et/ou d’étendre la fourniture des services faisant l’objet du présent contrat, les deux parties doivent négocier la portée desdites modifications ou extensions dans la fourniture.
Le cas échéant, si le CLIENT ou le PRESTATAIRE estime nécessaire de modifier ou d’altérer les services faisant l’objet du présent contrat, ce dernier doit en aviser l’autre partie afin de négocier et/ou convenir du nouveau prix pour la fourniture des services.
La fourniture de tout service additionnel ou complémentaire à ceux décrits ici, et qui a été demandé par le CLIENT, sera régie par les stipulations du présent contrat.
6. Obligations des parties
6.1. Obligations du PRESTATAIRE
Le PRESTATAIRE s’engage à fournir les services pour lesquels il est engagé avec diligence et conformément aux usages et coutumes professionnels de son secteur d’activité.
De même, le PRESTATAIRE s’engage à fournir les services dans les délais et/ou dates convenus avec le CLIENT.
En outre, le PRESTATAIRE reconnaît avoir informé le CLIENT, par le biais des informations collectées sur le site Internet NEDEOS (https://www.nedeos.com), ou par communication directe avec le CLIENT, des caractéristiques essentielles de la fourniture des services couverts par le présent contrat et/ou de toute information sur la manière et/ou les conditions de fourniture ou de réalisation, ainsi que de toute autre information éventuellement nécessaire.
Le PRESTATAIRE s’engage à informer le client au moins quinze jours à l’avance en cas de modification significative des conditions d’utilisation, ainsi que du présent contrat, y compris le prix des services offerts par le PRESTATAIRE.
Les obligations du PRESTATAIRE pour le service de comptabilité mensuelle comprennent :
enregistrer les rentrées de fonds, les factures de vente et les factures d’achat du client.
préparer et comptabiliser les impôts correspondant aux salaires des salariés.
effectuer le rapprochement bancaire et enregistrer les opérations bancaires.
importer et accéder aux relevés bancaires et aux mouvements du client pour un tel rapprochement bancaire (avec l’autorisation expresse du CLIENT).
préparer et envoyer les rapports de paiement des impôts et de la TVA à l’administration fiscale et douanière estonienne.
préparer et enregistrer les paiements à l’Administration fiscale découlant des obligations du CLIENT dans leurs comptes bancaires (avec l’autorisation expresse du CLIENT).
préparer et gérer la réglementation comptable du client.
Les obligations du PRESTATAIRE pour le service du rapport annuel d’activités comprennent :
préparer le rapport annuel des activités du client une fois par an pour présentation (par le CLIENT) dans le registre du commerce estonien.
6.2. Obligations du CLIENT
Le CLIENT s’engage à informer ou à fournir toutes les informations utiles, pertinentes et véridiques pour la fourniture correcte des services par le PRESTATAIRE. En particulier, toutes les données ou informations relatives à leurs besoins particuliers et qui contribueraient à une prestation optimale des services par le PRESTATAIRE. Le CLIENT s’engage à fournir ces informations de la manière et dans le format spécifiés par le PRESTATAIRE. Le délai de livraison est fixé au 5e jour du mois suivant la prestation de services.
Ceci inclut, mais n’est pas limité à : les données personnelles du CLIENT(s) et de son entreprise, toutes les factures de vente et d’achat de l’entreprise dans les périodes de fourniture du service, et les relevés et mouvements bancaires nécessaires pour faire le rapprochement bancaire de l’entreprise.
De même, le CLIENT s’engage à collaborer avec le PRESTATAIRE lors de la fourniture de ses services, sans les gêner ou les entraver.
Il est de la responsabilité du CLIENT(s) de garantir que son entreprise et ses activités respectent strictement la légalité et la législation en vigueur, tant estonienne qu’européenne. Le(s) CLIENT(s) est (sont) responsable(s) en dernier ressort de toute réclamation, sanction, amende ou autre procédure judiciaire dirigée contre son entreprise. En aucun cas, le PRESTATAIRE ne pourra être tenu responsable des actions ou des conséquences découlant des actions du ou des CLIENTS ou de leur entreprise.
Le(s) CLIENT(s) s’engage(nt) à empêcher leur société d’avoir un établissement stable dans tout autre pays conformément à la loi, comme le reflètent les conventions en matière de double imposition conclues entre l’Estonie et d’autres pays, ou toute convention similaire conclue dans un autre pays.
Le(s) CLIENT(s) accepte(nt) de payer les honoraires pour les services fournis par le PRESTATAIRE dans le cadre du présent contrat, comme spécifié sur le site web de NEDEOS (https://www.nedeos.com/).
Les prix indiqués dans ce contrat ou sur le site web n’incluent pas la TVA.
Pour les entreprises dont le niveau ou le nombre de factures est supérieur à celui indiqué dans les plans figurant sur la page de tarification ci-dessus, un prix de 97€ par heure consacrée à la prestation des services sera appliqué
Le CLIENT doit payer la facture mensuelle en temps voulu. Cette facture sera envoyée au client à partir du premier jour du mois suivant le mois pour lequel le service est fourni.
Les obligations du CLIENT pour le service du rapport annuel d’activité comprennent également la réception, la vérification et l’envoi au registre du commerce estonien.
7. Suivi de l’exécution de l’accord
Le PRESTATAIRE s’engage, afin de faciliter le suivi de la fourniture des services inclus dans le présent contrat, à transmettre périodiquement au CLIENT des informations et/ou de la documentation sur l’état des activités réalisées dans le cadre de l’exécution du présent contrat.
Toutefois, le CLIENT se réserve le droit d’exiger du PRESTATAIRE toute information ou documentation supplémentaire qui serait nécessaire pour effectuer un suivi adéquat de la prestation de services et, le cas échéant, sous réserve d’une justification appropriée et conformément à la réglementation applicable.
Les deux parties se réservent le droit de discuter et de réviser les prix du présent contrat en notifiant l’autre partie au moins un mois à l’avance.
8. Durée du projet
Le PRESTATAIRE commencera à fournir ses services au client à partir du moment où le contrat entre les parties devient effectif. L’exercice financier du CLIENT va du 1er janvier au 31 décembre.
Les services et fonctions décrits dans la clause relative à l’objet du contrat seront fournis par le PRESTATAIRE au CLIENT aussi longtemps que le CLIENT le jugera nécessaire. Le CLIENT s’engage à aviser le PRESTATAIRE au moins deux mois à l’avance de la résiliation du contrat, afin de compléter les activités en cours faisant partie des services offerts par le PRESTATAIRE.
Si ce délai de préavis n’est pas respecté, le CLIENT doit payer au PRESTATAIRE l’équivalent de deux mois de prestations, en utilisant le même tarif que celui qui a été appliqué au client au cours du dernier mois de prestation.
9. Mode de paiement
Le paiement des services fournis par JFL33 OÜ est définitif et non remboursable. Ceci inclut le paiement du dossier d’enregistrement de la société si le CLIENT décide d’interrompre le processus d’enregistrement, si l’e-Résidence n’est pas accordée par les autorités estoniennes, ou toute autre situation empêchant le CLIENT de terminer le processus d’enregistrement de sa société.
Le prix des services contractés sera facturé, toujours sur présentation de la facture appropriée, conformément aux instructions suivantes :
A partir du premier jour du mois suivant le mois pour lequel les services sont fournis, en fonction des services effectivement fournis et sur présentation de la facture correspondante.
Le PRESTATAIRE facturera le montant du prix dû selon les modalités de paiement des prestations visées à l’alinéa précédent, et devra ventiler dans chacune des factures les travaux ou les concepts des prestations pour lesquels elles sont émises. Le montant des factures sera considéré comme effectif par le CLIENT dès la présentation de la facture de paiement ou de la preuve de paiement.
Le paiement doit être effectué par paiement par carte bancaire ou virement bancaire sur le compte dont le PRESTATAIRE est le propriétaire. Le PRESTATAIRE fournira au CLIENT les mécanismes de paiement en ligne appropriés pour permettre le paiement par carte bancaire ou virement bancaire.
10. Ressources et/ou matériel pour la prestation de services
Le PRESTATAIRE utilisera, pour la fourniture des services convenus ici, les moyens matériels appropriés et, le cas échéant, son propre personnel, qui s’acquitteront de leurs tâches en utilisant les ressources les plus appropriées et en suivant les instructions données par le PRESTATAIRE.
Le PRESTATAIRE s’engage également à s’assurer que le personnel affecté à la prestation des services contractuels connaît les besoins particuliers du CLIENT par rapport auxdits services contractuels.
En particulier, le PRESTATAIRE s’engage à ce que les membres du personnel ou les employés affectés au développement des services contractuels possèdent les qualifications et l’expérience appropriées pour effectuer le travail requis. En outre, le PRESTATAIRE s’engage à ce que ces employés connaissent le contenu des clauses relatives à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, au GDPR et au traitement des données personnelles qui sont établies dans le contrat, ainsi que leur obligation personnelle de les respecter.
11. Responsabilité
Le PRESTATAIRE s’engage à exécuter son travail avec diligence et qualité, en s’engageant à assumer la responsabilité des erreurs, défauts ou retards produits dans son exécution, ou sa mauvaise exécution ou non-exécution.
Toutefois, le PRESTATAIRE ne sera pas responsable des erreurs, défauts ou retards produits dans l’exécution, la mauvaise exécution ou la non-exécution du contrat, lorsque ceux-ci résultent de l’omission ou de la falsification de toute information, document ou donnée fournie par le CLIENT ; le PRESTATAIRE n’est pas non plus tenu de vérifier l’authenticité et la pertinence desdites données ou information.
Enfin, il est de la responsabilité du CLIENT de garantir que son entreprise respecte la loi en Estonie ainsi qu’en Europe.
12. Force majeure
Aucune des parties ne peut être tenue responsable d’un retard, d’un défaut ou d’une erreur dans l’exécution de ses obligations professionnelles lorsque ceux-ci sont dus ou causés par une cause de force majeure. Toutefois, les parties sont tenues d’informer l’autre partie lorsqu’elles ont connaissance qu’une cause de cette nature s’est produite et affectera la bonne exécution de leurs obligations.
On entend par ” force majeure ” : inondation, incendie, explosion, dommage à l’usine de production, lock-out, grève, troubles civils, blocus, embargo, mandat, mandat, loi, ordre public, réglementation, ordonnance, ordonnance, demande ou requête de tout gouvernement ou de toute subdivision ou représentant de celui-ci, ou toute autre cause indépendante de la volonté de la partie concernée. En aucun cas, le manque de fonds ne constitue une cause de force majeure.
13. Le devoir de secret et de confidentialité
Les Parties s’engagent à ce que l’élaboration du présent contrat soit régie par la plus grande confidentialité, dans le respect du devoir de diligence et du secret professionnel. Ainsi, les deux parties s’engagent à ne divulguer aucune information relative au présent contrat, qu’il s’agisse de négociations, de transactions ou de toute autre question des parties, ni sur le contenu ou l’existence de l’accord souscrit ici, ni sur les activités ou services qui vont être fournis.
En particulier, le PRESTATAIRE accepte que toute information ou documentation que le CLIENT lui fournit ou à laquelle il a accès pour quelque raison que ce soit, directement ou indirectement, ne sera utilisée que pour la réalisation de la prestation de services objet du présent contrat et, en tout état de cause, pour la prestation de leurs services dans le respect des principes de bonne foi, de diligence et de secret.
En conséquence, il ne peut fournir à des tiers ou utiliser à son profit les informations obtenues dans l’exercice de la prestation de services, sous réserve qu’il puisse les favoriser ou lorsque leur divulgation pourrait nuire au CLIENT de quelque manière que ce soit.
En conséquence, le PRESTATAIRE s’engage expressément à ne pas faire de copies, enregistrer, reproduire, manipuler, divulguer à des tiers, ou mettre à leur disposition les informations ou la documentation qui peuvent être reçues directement ou indirectement du CLIENT, sauf si cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement des prestations que le PRESTATAIRE offre au CLIENT.
14. Protection des données
Les parties sont conscientes qu’en signant ce contrat, elles consentent à ce que leurs données personnelles collectées sur le site Internet de NEDEOS (https://www.nedeos.com), ainsi que toute information qui pourrait être collectée à l’avenir pour la fourniture des services fournis par le PRESTATAIRE, puissent être incorporées par l’autre partie à son propre fichier automatisé ou non de données collectées afin de réaliser correctement la relation professionnelle et, éventuellement, pour une gestion administrative et/ou commerciale.
En tout état de cause, les Parties s’engagent à ce que ces données personnelles ne soient en aucun cas communiquées à des tiers, sauf si cela est nécessaire pour l’exécution des services offerts par le PRESTATAIRE au client. S’il devait y avoir communication de données personnelles, ils s’engagent toujours et préalablement à demander le consentement exprès, éclairé et sans équivoque de la Partie qui est titulaire de ces données personnelles.
Cette clause n’entraîne aucune limitation ou restriction pour les parties quant à l’exercice des droits d’accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité ou d’opposition qu’elles peuvent avoir.
En ce qui concerne les données personnelles auxquelles le PRESTATAIRE a accès du fait de la fourniture de l’objet du présent contrat, elles sont la propriété exclusive du CLIENT et seront considérées comme fournies volontairement par lui, et ne seront utilisées que pour fournir les services requis dans le contrat, le PRESTATAIRE s’engageant à ne pas les appliquer ou les utiliser à des fins autres que celles convenues et à ne pas les communiquer à des tiers, même pour la conservation et à renvoyer les fichiers, automatisés ou non, au CLIENT. à caractère personnel à ceux qui y auraient eu accès, à la demande du CLIENT, et/ou procéder à la destruction des supports et/ou documents contenant ces données à l’issue du présent contrat et, en tout état de cause, à l’expiration du présent contrat.
En tout état de cause, le PRESTATAIRE accepte que le traitement des données personnelles auxquelles il a accès en raison de la fourniture des services objet du présent contrat, et de toute information, en général, est fourni par le CLIENT, soit effectué en maintenant le secret professionnel le plus strict et la confidentialité absolue en ce qui concerne les données de la même, ainsi que de remplir avec diligence l’obligation de garde et de garde imposées par le GDPR.
Ces obligations seront applicables au PRESTATAIRE pendant la durée du présent contrat et même après la résiliation pour quelque raison que ce soit, étant responsable envers le CLIENT de la violation des obligations assumées aux présentes.
De même, le PRESTATAIRE s’engage à prendre les mesures techniques et/ou organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles auxquelles il a accès et prévenir leur altération, perte, traitement et accès non autorisé, et ce conformément au GDPR et à ses règles complémentaires de développement.
Le PRESTATAIRE répondra au CLIENT de la violation des obligations assumées au titre de la présente clause, même lorsque ladite violation est imputable, dans son cas, au personnel en activité dont il doit répondre légalement.
15. Causes de résolution
Les Parties s’engagent à remplir les obligations qui découlent du présent contrat pour chacune d’elles selon les termes et conditions qui y sont établis. Dans le cas où l’une ou l’autre des parties aurait manqué à l’une ou l’autre des obligations du contrat, ou s’en serait acquittée d’une manière défectueuse, la partie qui, à son tour, s’est conformée à la sienne pourrait considérer qu’il y a eu violation du contrat contenu dans le présent document et être autorisée à résilier ce dernier.
En outre, le contrat sera considéré comme résolu par l’insolvabilité définitive ou provisoire, la suspension des paiements, la faillite et/ou la liquidation de l’une des parties.
La résiliation anticipée du contrat sera également justifiée en cas d’insuffisance manifeste des prestations fournies par le PRESTATAIRE, ou après deux mois de non-paiement des prestations effectuées par le CLIENT.
De même, il sera mis fin au contrat lorsque le PRESTATAIRE cessera de fournir les services ou une partie des services faisant l’objet du présent contrat. Il sera entendu que le PRESTATAIRE a cessé de fournir les services lorsque cette activité n’est pas exercée régulièrement ou avec les moyens matériels et personnels qui lui conviennent.
De même, le contrat peut être résilié à la demande de l’une des parties, à condition que la partie qui le souhaite en informe l’autre partie par écrit et conformément à la procédure de notification du présent contrat, au moins deux mois à l’avance.
Dans ce dernier cas, lorsque le contrat est résilié par le CLIENT, celui-ci doit cependant payer au PRESTATAIRE toute facture échue et non payée pour les services rendus pendant la durée du contrat, ainsi qu’une éventuelle indemnité pour dommages et intérêts si vous exercez votre volonté sans respecter la notification et le mode de notification établis ici.
De même, lorsque le contrat est résolu par la volonté du PRESTATAIRE, ce dernier doit fournir au CLIENT tout document, élément, bien, matériel et/ou production qui aurait pu résulter de son activité de prestation de services jusqu’à ce moment, ainsi qu’une éventuelle indemnisation pour les dommages qui pourraient résulter du non-respect des délais et des modalités de notification prévus aux présentes conditions.
16. Notifications
Pour soumettre toute notification entre les Parties à ce contrat, il sera utilisé, par le PRESTATAIRE, l’adresse e-mail avec laquelle le CLIENT a effectué l’enregistrement pour les services de NEDEOS via le site https://www.nedeos.com, et par le CLIENT, l’adresse info@nedeos.ee.
17. Actions en justice, législation applicable et juridiction
Le présent contrat remplace tout contrat antérieur pour les mêmes services entre le CLIENT et le PRESTATAIRE.
Tout litige relatif, notamment, mais non exclusivement, à la formation, la validité, l’interprétation, la signature, la disposition, l’exécution ou la résiliation du présent contrat et, d’une manière générale, aux relations établies entre les parties, sera soumis au droit estonien et aux tribunaux estoniens. Si l’une des clauses du présent contrat est considérée comme non valide, cela n’affectera pas la validité des autres clauses qui le composent.
S’il est prouvé que les actions du PRESTATAIRE présentent des irrégularités ou des défauts imputables aux autorités, aux tribunaux ou aux jurys estoniens, la responsabilité du PRESTATAIRE sera limitée à trois mois à compter du paiement des services comptables. Le CLIENT s’engage à indemniser le PRÊTEUR de tout risque ou responsabilité découlant de documents faux, invalides, illégaux ou falsifiés remis par le CLIENT au PRESTATAIRE.
